Les outils GPEEC

La GPEEC, c’est la Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences (GPEEC).

Pour quelle finalité ?

Disposer en permanence, d’un agent motivé et compétent, sur chaque poste de travail au sein de l’administration de la Polynésie française.

La GPEEC est une démarche :

  • FONCTIONNELLE en mettant à disposition des outils, un vocabulaire et des référentiels communs ;
  • GLOBALE car elle s’applique à 64 entités de manière simultanée et cadencée ;
  • PREVISIONNELLE en favorisant des prises de décision anticipative pour répondre aux défis de demain !

La GPEEC s’appuie sur deux grands axes :

  • anticiperet réduire les écarts entre les besoins et les ressources humaines de la collectivité, tant en termes d’emplois, d’effectifs et de compétences ;

La boîte à outils GPEEC comprend :

Nous avons conçu un tableau de bord pour faciliter la gestion de votre service. Il s’agit du DUOG (Document Unique d’Organisation et de Gestion).

Le DUOG met en parallèle l’organisation cible, la situation existante des postes, et les données relatives aux agents d’une structure.

Il permet ainsi de mettre en évidence les écarts entre la situation du service et celle que le chef d'entité souhaite. Il permet alors de définir les besoins de façon plus claire.

L’ensemble des DUOG des structures administratives permet d’avoir une vision globale de la situation actuelle et des besoins exprimés, en termes d’emplois, d’effectifs et de compétences au niveau de l’administration.

Le but est d’œuvrer pour une organisation optimale de l’administration pour construire un nouveau modèle de fonctionnement qui soit plus performant, moins coûteux et adapté aux besoins de l’usager.

C’est la base ! La fiche de poste décrit les caractéristiques de votre poste : la finalité, les activités, les compétences requises et l’environnement.

C’est un outil de :

  • communication en formalisant ce qui est attendu sur le poste ;
  • clarification en précisant les liens fonctionnels et hiérarchiques liés au poste ;
  • coordination en étant au cœur des processus RH ;

La fiche de poste permet de travailler :

  • à la mobilité, en facilitant les parcours professionnels ;
  • au recrutement, en affinant les épreuves des concours et en permettant une meilleure information des candidats ;
  • à la formation, en permettant la mesure des écarts entre les compétences attendues et celles de l’agent ;
  • à la notation, pour mener les entretiens d’évaluation ;
  • à l’administration collective, pour notamment faire des choix éclairés en matière d’avancement et de promotion interne ;
  • au dialogue social, dans le cadre des contentieux ou des mesures disciplinaires.

C’est la fonction la plus noble car elle agit sur nos compétences, ce pour quoi nous sommes connus et reconnus !

Pour être et rester efficace, un agent doit se former.

Pour cela, nous établissons des plans de formation.

Ces plans de formation, triennaux, sont élaborés en tenant compte :

-  des orientations stratégiques fixées par le gouvernement ;

-  du recensement des besoins en formation exprimés par les chefs de service ;

-  du recensement des besoins en formation exprimés par les agents ;

-  du budget annuel alloué au développement des compétences.

En tant que fonctionnaire, vous avez le droit à la mobilité. C’est une véritable occasion de s’épanouir personnellement et professionnellement.

C’est permettre au service ou l’établissement d’accueil de profiter de nouveaux apports, avec des agents aux origines et aux cultures professionnelles diverses.

Bref, la mobilité, c’est gagnant/gagnant pour l’agent et pour l’administration !

Pour faire part de vos vœux en matière de mobilité, vous pouvez, à chaque début d’année, remplir une fiche d’orientation individuelle (FOI), dès lors que vous avez respecté la durée souhaitée sur votre poste de travail. Vous pourrez ainsi être accompagné dans votre projet de mutation.

Remplir la FOI en début d’année permet à votre responsable de structure d’anticiper les besoins en organisation et aux autres agents relevant du même cadre d’emploi, de connaître au plus tôt les postes susceptibles d’être libérés en cours d’année.

Toutefois, si vous n’avez pas rempli de FOI en début d’année, cela ne remet pas en cause votre droit à mobilité en cours d’année.

Pour connaître les postes ouverts à mobilité, consultez la rubrique « la mobilité – les vacances de postes – TIPOM » qui contient le tableau d’identification des postes ouverts à mobilité (TIPOM).

Pour faciliter votre mobilité et prévoir votre remplacement, un plan annuel de mutation est mis en place.

Ce plan s’appuie sur la publication du tableau d’identification des postes susceptibles d’être ouverts à la mobilité (TIPOM). Ce tableau mentionne les postes vacants, les postes susceptibles d’être vacants et les postes occupés par des titulaires ayant exprimé un vœu de mobilité. Le TIPOM est mis à jour deux fois par semaine.

La mobilité peut être intra ou extra-service, fonctionnelle (changement de métier), géographique (changement d’adresse du lieu d’exercice), ou les deux !

Pour en bénéficier, vous devez remplir une fiche individuelle de demande de mutation (FIDEMUT), et l’adresser via votre hiérarchie, au responsable du service disposant du poste mis à mutation. Si votre candidature est acceptée, une fiche d’acceptation de mutation (FAM) est établie, fixant la date effective de mutation.

Enfin, chaque année, nous dressons un bilan des mutations. Pour cela, nous demandons aux services et établissements publics administratifs de remplir le tableau récapitulatif des mutations (TRM) dans le cadre du bilan social.

Pour connaître les postes ouverts à mobilité, voir la rubrique « la mobilité – les vacances de poste – TIPOM » qui contient le tableau d’identification des postes ouverts à mobilité (TIPOM).

Pour intégrer la fonction publique de la Polynésie française, vous devrez passer un concours, en vertu du principe d’égal accès de l’emploi public.

Quand et comment organisons nous des concours ? Nous demandons à chaque service et établissement de nous faire part de leurs besoins en recrutement.

Nous établissons ensuite une prévision des besoins actuels et futurs de l’administration en matière de recrutement par voie de concours, afin de pourvoir les postes vacants ou susceptibles de le devenir.

C’est ensuite le conseil des ministres qui valide la liste des concours et le calendrier triennal et prévisionnel des concours à organiser.

Chaque année, vous aurez l’occasion de vous entretenir avec votre hiérarchie pour faire le point sur votre activité.

Faire le bilan, à l'issue d'une année de collaboration, c'est nécessaire.

En tant qu’agent de l’administration, vous serez évalué tout au long de votre carrière.

Cela permettra d’évaluer votre travail, mais pas seulement. La notation permet d’apprécier votre valeur professionnelle sur la base de critères et de niveaux communs à toute l’administration.

La notation est un levier de reconnaissance et de motivation en agissant sur l’avancement.

L’avancement c’est la reconnaissance de votre valeur en tant qu’agent et c’est, bien sûr, une motivation !

Dans la fonction publique de la Polynésie française, l’avancement comprend l’avancement d’échelon et l’avancement de grade.

L’avancement d’échelon a lieu de façon continue d’un échelon à un échelon supérieur. Il entraîne une augmentation de l’indice de rémunération. Il est accordé de plein droit à l’ancienneté maximale. L’avancement d’échelon peut être accéléré par l’application de mois de réduction d’ancienneté (RDA).

L’avancement de grade peut être réalisé au choix sur la base d’un mémoire individuel d’avancement ou sur sélection, si vous venez de réussir un examen professionnel.

L’avancement se base sur la fiche de notation annuelle et passe par la consultation de chacune des commissions administratives paritaires.

Vous êtes stagiaire ? À l’issue de cette période, vous pourrez peut-être être titularisé.

Votre période de stage permet d’évaluer vos aptitudes pour le poste et de manière générale votre manière de servir.

Outre vos compétences professionnelles, votre hiérarchie évaluera votre capacité à intégrer votre environnement de travail ainsi que votre comportement général. Car être un fonctionnaire au service de la population n’est pas un droit, mais un privilège !

Être titularisé(e) signifie "intégrer  l’administration pour une période indéterminée".

Pour que l’administration fonctionne de manière efficace, il convient de fixer des objectifs, et de décrire les missions qui incombent à chacun.

Chaque année, un calendrier des actions RH (CARH) est donc créé. Il remplace l'ancien tableau annuel de marche (TAM).

Il rythme sur l’année les différentes étapes découlant des outils mis en place dans le cadre de la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences (GPEEC).

Des newsletters trimestrielles viennent enrichir les thématiques RH et rappeler les échéances attendues pour chacune des actions à réaliser.